目次

■取引先から訃報を伝えられた際、まずはどう対応する？

■訃報を受けたあと、会社として決めておきたい内容

■取引先の会社への弔電の送り方

■取引先に送る弔電のお悔やみ文例7選

■取引先にお悔やみを伝えたら、弔電の準備を

電話やメールなどで取引先から訃報を伝えられた際、担当者としてどのような対応をとるべきでしょうか。お悔やみのシーンである以上、取引先の方に失礼がないよう、いつも以上に細心の注意を払わなくてはなりません。

本記事では、会社の取引先から訃報を伝えられた際の対応、訃報を受けたあとに決めるべき内容について解説します。弔電の送り方、お悔やみ文例についても紹介しておりますので、ぜひご活用ください。

■取引先から訃報を伝えられた際、まずはどう対応する？

取引先から訃報の連絡を受けたときは、以下のような対応を行います。

◇お悔やみの言葉を伝える
まずは訃報の連絡をしてくれた方に、お悔やみの言葉を伝えましょう。使用する言葉の例として、以下のものがあります。

・心からお悔やみ申し上げます
・ご愁傷様でございます

故人と直接面識がない場合でも、会社の代表としてお悔やみを述べましょう。お悔やみの言葉自体は定型文でもかまいませんが、事務的な言い方になりすぎないよう注意が必要です。

◇訃報の詳細を確認する
お悔やみの言葉を伝えたあとは、亡くなった方や葬儀について情報の確認を行います。これは集めた情報をもとに、社内への通知などを行うためです。

訃報を受けた際は、以下の内容を確認しましょう。



なお、メールで訃報の連絡を受けた場合は、相手に合わせてメールで返信を行います。取引先からの訃報メールであれば、亡くなった方の氏名や葬儀の日時などが、メールの文章内に記載されている場合が多いでしょう。返信の際は、電話での訃報連絡と同様にお悔やみの言葉を述べ、長文にならないよう配慮が必要です。

■訃報を受けたあと、会社として決めておきたい内容

訃報を受けたあとは、上司や担当部署への連絡を行います。その後の対応は、社内規程にしたがって進めるのが基本です。

◇お通夜、葬儀・告別式に参列するのか
お通夜、葬儀・告別式が行われる場合、以下の点を決める必要があります。



なお、家族葬のように、会社関係者が参列できない葬儀形式もあります。家族葬であることを知らずに参列すると、ご遺族に迷惑をかけてしまうため十分に注意が必要です。

「当日に都合が付かない」「遠方で参列できない」など、葬儀に駆け付けられない事情があるなら、弔電など別の方法でお悔やみを伝えましょう。

◇供花、香典などを送るべきか
供花や香典などを送る場合、会場に届けても問題ないか、ご遺族への確認が必要です。特に供花については、会場のスペースの関係上、送られても設置できない可能性があります。

とはいえ、葬儀の準備で忙しくされている最中に、取引先にわざわざ辞退の意向を確認するのは、なるべく避けたいものです。ご遺族の意向は、その葬儀を担当する葬儀社に確認するとよいでしょう。

なお、電報サービス「e-denpo」から供花を手配する場合、単に供花を届けるだけでなく、葬儀社への確認も含めて任せられます。供花の手配方法、届けるタイミングや供花の種類に関しては、以下の記事で詳しく説明しています。

関連記事:
会社から供花を送る際の手順とは？押さえておきたい基本マナーを解説

◇弔電を送るべきか
取引先の関係者（親族）が亡くなった場合、どの関係の方まで弔電を送るべきか、迷ってしまうものです。基本的には社内規程にしたがうか、お相手との関係性に応じて判断するとよいでしょう。

なお、e-denpoなら、1通1,100円～（税込）で弔電を送付可能です。これは台紙料金・文字料金・配送料金がすべて含まれた価格であり、ビジネスシーンで通用する品質の弔電を、低価格でご利用いただけます。

■取引先の会社への弔電の送り方

取引先の会社に弔電を送る際には、以下の点を押さえておきましょう。

◇差出人名は会社名まで明確に記載する
弔電に差出人名を記載する際は、氏名だけでなく会社名と役職名も含めて記載します。弔電は葬儀の際に読み上げられるため、読み仮名を付けておくとよいでしょう。

弔電を受け取る方が見て、故人との関係性がすぐにわかるよう記載するのがポイントです。

関連記事:
弔電を会社の取引先に送る際の基本マナー│文例も併せて紹介

◇一般的な葬儀と社葬で宛名の書き方が変わる
一般的な葬儀では宛名に喪主名を記載しますが、社葬の場合は会社宛に送付することがあります。社葬の場合は、宛名に葬儀委員長の名前を記載しましょう。

【記載例】
株式会社○○ （故人の名前）様 葬儀委員長様

一般的な葬儀に弔電を送る際、喪主名が不明なケースもあるでしょう。そのようなときは、「○○家 ご遺族様」のように記載します。

■取引先に送る弔電のお悔やみ文例7選

葬儀までに時間がないときには、弔電のテンプレートを活用するのがおすすめです。ここからは、会社の取引先に送るお悔やみ用の文例を紹介します。

◇取引先の社員が亡くなった際のお悔やみ文例
○○様の突然のご逝去の報に接し 大変驚いております
ご生前のご功績に敬意を表しますとともに
謹んでお悔やみ申し上げます

貴社○○様のご急逝の報に接し 当社一同 心よりお悔やみ申し上げます
故人が安らかにご永眠されますよう お祈り致します

◇取引先の社長・会長が亡くなった際のお悔やみ文例
社長様のご逝去に際し 惜別の念を禁じ得ません
ご遺族皆様ならびに社員ご一同様のお悲しみをお察し申し上げますとともに
心からご冥福をお祈り致します

会長様のご永眠の報に接し 当社社員一同 驚愕しております
在りし日のご活躍 ご功労に敬意を表しますとともに
心からお悔やみ申し上げます

貴社会長様の悲報に接し ただ残念でなりません
社員の皆様がお力を合わせて この悲しみを乗り越えられることを
心からお祈り致します

◇取引先の親族が亡くなった際のお悔やみ文例
○○様のご訃報に接し 心痛をお察し致します
ご家族の皆様のご傷心を思うと お慰めの言葉もございません
故人のご冥福をお祈り申し上げます

○○様のご逝去を悼み 謹んでお悔やみ申し上げます
安らかなる旅立ちとご冥福を 心よりお祈り致します

【ビジネス】お悔やみ用の文例集はこちら

■取引先にお悔やみを伝えたら、弔電の準備を

取引先から訃報の連絡を受けたら、お悔やみの言葉を伝えたあとに、故人や葬儀に関する情報を確認しましょう。情報を整理できたら、上司ともよく相談したうえで、会社としての対応を検討します。

葬儀に参列できない場合は、弔電の手配を速やかに行いましょう。会社の代表として弔電を送る場合、あらかじめ電報サービスへの登録を済ませておくのがおすすめです。

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【気持ちが伝わる弔電ラインアップ】
その他の弔電ラインアップは、弔電・お悔やみ電報ページからご確認いただけます。

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